نخست‌ بايد مشخص‌ كنيم‌ كه‌مي‌خواهيم‌ چه‌ نوع‌ گزارشي‌ و با چه‌موضوع‌ و محتوا و پيامي‌ تهيه‌ كنيم‌ تابراساس‌ آن‌ مقدمات‌، ساير مراحل‌ تهيه‌گزارش‌ مورد نظر را فراهم‌ آوريم‌ وسپس‌ به‌ جمع‌آوري‌ اطلاعات‌ بپردازيم‌;پس‌ از آن‌ اطلاعات‌ را بايد پردازش‌كنيم‌ و آن‌ را طراحي‌ شروع‌ كنيم‌ زيرااطلاعات‌ خام‌ به‌ تنهايي‌ و بدون‌پردازش‌ و گرفتن‌ شكل‌ و قالب‌ گزارش‌قابل‌ بهره‌برداري‌ و انعكاس‌ نيست‌ بلكه‌با ريختن‌ اطلاعات‌ خام‌ در قالب‌هاي‌مورد نظر مي‌توان‌ اطلاعات‌ و داده‌ها راپويا و اثربخش‌ كرد و سرانجام‌ آخرين‌مرحله‌ در تهيه‌ گزارش‌، نحوه‌ عرضه‌ وارايه‌ آن‌ است‌، يعني‌ ماهيت‌ و شكل‌گزارش‌، قابليت‌ دسترسي‌ و ابزارانعكاس‌ و انتقال‌ گزارش‌ به‌ مخاطب‌ يامخاطبان‌، از جمله‌ مؤلفه‌هايي‌ است‌ كه‌بايد در نحوه‌ ارايه‌ گزارش‌، مورد نظرقرار گيرد. اين‌ كه‌ گزارش‌ در چه‌ قالب‌و شكلي‌ تهيه‌ و ارسال‌ شود تا برمخاطب‌ تأثير لازم‌ را به‌ جا بگذارداهميت‌ زيادي‌ دارد.